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La verità è detto, la gente odia i briefing ufficiali. Ci teniamo a brontolare e lamentarci quando andiamo a briefing, quindi invece di briefing noi li chiami riunioni di gruppo o riunioni, ma a volte anche questo cambiamento non può aiutare. La verità è che questi incontri sono importanti per lo sviluppo delle imprese e tutti lo conoscono in qualche modo.

Il compito di un buon manager è quello di rendere questi incontri ad raggiungendo il loro obiettivo. Ma questo obiettivo dovrebbe essere chiaramente definito in precedenza. Per esempio:

  • Queste riunioni incorporano una componente sociale nell’atmosfera di lavoro in cui le persone tendono ad essere altamente isolate nei loro uffici davanti ai loro computer
  • Questi incontri permettono a tutti di sentire una sola cosa nello stesso momento, un canale comunicativo più affidabile che propagare le informazioni
  • La cosa più importante – questi incontri consentono ai membri del team e anche ai diversi livelli delle aziende di interagire – domande, discussioni, chiarimenti, possibilità di risolvere i problemi del gruppo e di arrivare a un consenso

Non è che la gente odia le riunioni di gruppo in generale. Odiano le riunioni che sono tenute male. Odiano quegli incontri inutili e inefficaci che sono uno spreco di tempo. Lo odiano quando qualcuno legge una lista di messaggi importanti quando possono leggerli da soli (molto più veloce e più selettivo). I dipendenti in realtà non possono stare spendere il loro tempo prezioso discutendo argomenti che sono importanti per loro, ma alla fine finiscono per rendersi conto che le decisioni sono già state fatte.

Forniro alcune linee guida per rendere i futuri briefing della tua azienda un evento significativo e costruttivo di apprendimento, di scambio di esperienze e di supporto per i partecipanti e di rafforzare l’autorità dei dirigenti che li iniziano.

  1. Tieni le tue riunioni in modo efficace con l’aiuto di un piano e di un calendario

Un agenda efficace comprende non solo i temi di interesse, ma anche il tempo che ogni discussione avrà. Guidate le vostre discussioni e non lasciarli fermarsi bruscamente.

  1. Assicurati che tutti i pareri siano ascoltati, prestando particolare attenzione a quegli impiegati che sono piuttosto distanti e non aggressivi, poiché sono di solito ascoltatori passivi.

In una squadra, non si sa mai chi potrebbe suggerire le decisioni più interessanti in modo da consentire a tutti di partecipare attivamente al processo e essere attenti ad ogni singolo momento.

  1. Tieni le riunioni di squadra solo quando è veramente necessario

Se hai solo bisogno di annunciare qualcosa, utilizza memo, e-mail, un post nel sito web della tua azienda o altri mezzi simili. Assicurati che le riunioni di gruppo siano percepiti come eventi importanti, gravi e significativi.

  1. Pianificare con attenzione i dettagli di ogni meeting

Aparte dei argomenti da trattare e alla migliore sequenza di argomenti da fare, dovresti anche pianificare che tipo di atmosfera vuoi che ogni discussione avvenga e che definisca chiaramente l’obiettivo che si desidera raggiungere alla fine della riunione .

  1. Invia in anticipo gli argomenti di discussione e le informazioni necessarie

Fornisci ai tuoi dipendenti la possibilità di prepararsi e di sentirsi impegnati in ogni singola fase. Lascia che sappiano cosa si aspetta da loro (ad esempio, si prega di leggere questo e di venire a condividere la vostra opinione nella riunione).

  1. Se non sei il migliore leader di tali riunioni e hai difficoltà a seguire queste linee guida, puoi delegare il briefing al migliore del tuo team.

Il leader potrebbe essere ben definito svoltando a turno – questa strategia fornirà un senso di varietà e sarà una possibilità per i vostri dipendenti di acquisire nuove competenze e aumentare il loro impegno nelle riunioni. È importante che le regole di tenere un briefing rimangano le stesse, indipendentemente dallo stile individuale di ciascun leader.

  1. Finisci in tempo!

Se hai dichiarato che la riunione ci vorrebbe un’ora, metti fine al meeting una volta che questa ora è passata.

By Ivanina Zaharieva

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